Algemene voorwaarden opstellen: zeven goede redenen om nooit te “copy-pasten”

Wie googelt op ‘algemene voorwaarden’ komt terecht in een jungle van juridisch specialisten die beloven voor een paar tientjes of zelfs ‘gratis’ uw algemene voorwaarden te kunnen checken of opstellen. Waarom niet, denkt u misschien, want het gaat slechts om een setje standaardbepalingen dat best copy-paste in elkaar kan worden gezet.

In werkelijkheid vormen algemene voorwaarden een soort super-overeenkomst: een raamwerk van afspraken dat uw juridische positie versterkt en dat geldt voor alle overeenkomsten die u met uw klanten of leveranciers sluit. Het opstellen ervan is een precisieklus. Eerst moeten de belangrijkste risico’s voor u als ondernemer in kaart worden gebracht om deze vervolgens zo goed mogelijk af te dekken. In de voorwaarden moet rekening gehouden worden met branche-specifieke wetgeving, jurisprudentie en dwingend recht, ofwel wettelijke bepalingen waarvan niet kan worden afgeweken.

Bij een geschil zal pas blijken of uw voorwaarden doen waarvoor ze zijn geschreven. Iedere advocaat zal in dat geval onderzoeken of er A: algemene voorwaarden van toepassing zijn op de casus en B: of deze uw positie daadwerkelijk verbeteren. Als blijkt dat de voorwaarden niet voldoen zou u wel eens spijt kunnen krijgen van dat goedkope advies. Een vernietigbare bepaling of een rammelende aansprakelijkheidsbeperking kan immers het verschil betekenen tussen een gewonnen zaak en een schadepost die u in sommige gevallen zelfs in uw persoonlijke vermogen treft.

Het opstellen van algemene voorwaarden is dus geen knip- en plakwerk. Hieronder volgen zeven redenen om u goed te laten adviseren en uw voorwaarden te laten opstellen door een deskundige.

1. Hoe mooi uw voorwaarden ook mogen klinken, de eerste vraag is altijd: zijn ze wel toepasselijk? Dat luistert nauw!

De voorwaarden zijn alleen van toepassing indien u de wederpartij een redelijke mogelijkheid heeft geboden om van de voorwaarden kennis te nemen. De wet onderscheidt drie manieren: ter hand stellen, ter inzage leggen en bij koop op afstand (elektronische verkoop via een webwinkel): ter beschikking stellen met de mogelijkheid de voorwaarden op te slaan. Een klassieke fout is dat de voorwaarden pas tegelijk met de factuur worden toegestuurd aan de klant. De voorwaarden zijn dan niet toepasselijk.

Wanneer ondernemers met elkaar in zee gaan ontstaan vaak schermutselingen omdat beide ondernemers vasthouden aan hun eigen voorwaarden. Dit wordt wel de battle of forms genoemd. De wet bepaalt dat de voorwaarden van degene die een aanbod (offerte) aanvaardt niet toepasselijk zijn indien de andere partij bij die aanvaarding de toepasselijkheid van de betreffende voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wijst. Gebeurt dat niet, dan is degene die aanvaardt gebonden aan de voorwaarden van degene die als eerste naar zijn voorwaarden heeft verwezen.

2. De dwingend recht-valkuil: sommige bepalingen kunnen door uw wederpartij worden vernietigd.

De wet kent zogenaamde zwarte en grijze lijsten: bepalingen in algemene voorwaarden die ‘onredelijk bezwarend’ zijn of waarvan vermoed wordt dat deze onredelijk bezwarend zijn. Daarnaast bestaat er nog een ‘blauwe lijst’ uit een Europese richtlijn. Met deze lijsten wordt beoogd consumenten en kleine ondernemers te beschermen. Een voorbeeld van een bepaling die op de zwarte lijst staat, is de afspraak dat de consument de schade dient te vergoeden die door de gebruiker van de algemene voorwaarden aan derden wordt toegebracht. Zo’n afspraak houdt geen stand bij de rechter en is daarom nutteloos. Zo bestaan er tientallen bepalingen die bloot staan aan vernietiging indien u ze in uw voorwaarden opneemt. En nog een waarschuwing: de rechter moet ambtshalve toetsen; ook wanneer de consument zich in een geschil niet op de lijsten beroept, is de rechter verplicht te beoordelen of de algemene voorwaarden door de beugel kunnen. Zo kan er wel eens weinig overblijven van die venijnig bedoelde kleine lettertjes.

3. Wat doet u met uw intellectuele eigendomsrechten? Geef ze niet zomaar weg!

Indien u werkt in een branche waarin aan u als maker rechten van intellectuele eigendom zoals auteurs- of octrooirechten toekomen dan is het verstandig af te spreken dat uw klant uitsluitend een gebruiksrecht op die rechten verkrijgt. Zou u de rechten bij voorbaat overdragen dan kan de klant uw werk namelijk vrijwel onbeperkt en op allerlei wijzen exploiteren zonder dat daar voor u nog iets tegenover staat. Een zeer onbevredigende situatie die bij het opstellen van de algemene voorwaarden met een enkele clausule is te voorkomen.

4. Levensgevaarlijk: een gat in de aansprakelijkheidsbeperkingen.

Aansprakelijkheidsbeperkingen behoren tot de belangrijkste bepalingen van algemene voorwaarden. Hierover moet goed worden nagedacht en dat begint met het in kaart brengen van de risico’s. Schakelt u opdrachtnemers in, gebruikt u zaken van derden, zijn bepaalde risico’s verzekerd? Door vrijwaringen en exoneraties op te nemen in uw voorwaarden kunt u de gevolgen van aansprakelijkheid tot een minimum beperken. Als er een gat blijkt te zitten in die beschermwal dan kan dat zeer ernstige gevolgen hebben, zeker als u werkt vanuit een eenmanszaak, maatschap of vennootschap onder firma want dan kan de benadeelde zich verhalen op uw persoonlijke vermogen.

5. Geen eigendomsvoorbehoud opgenomen? Dan lijdt u onnodig schade bij faillissement van uw afnemer.

Indien u producten verkoopt doet u er goed aan een eigendomsvoorbehoud op te nemen in uw voorwaarden. Zo’n voorbehoud zorgt er voor dat de eigendom pas overgaat zodra uw afnemer volledig heeft betaald. Zeker in een faillissementssituatie komt dit goed van pas. Omdat de producten niet in de boedel vallen indien deze nog niet zijn betaald kunt u het eigendomsvoorbehoud tegen de curator inroepen. Zo heeft u een vordering in plaats van een schadepost.

6. Opschortings- en verrekeningsbevoegdheid: uitsluiten wanneer het kan!

Volgens de wet kan een partij zijn verplichtingen opschorten wanneer de wederpartij niet nakomt (‘ik betaal pas zodra u heeft geleverd’). Ook kan een vordering op de andere partij worden verrekend met een schuld aan diezelfde partij (‘ik houd mijn schade in op uw facturen’). Dat soort situaties kunnen vrij eenvoudig worden voorkomen door bij het opstellen van de voorwaarden een verbod op opschorting en verrekening op te nemen. Let echter op: dit is niet geoorloofd indien u zaken doet met een consument.

7. Exporteert u? Denk goed na over toepasselijkheid van Het Weens Koopverdrag.

Het Weens Koopverdrag is van toepassing op internationale koopovereenkomsten met betrekking tot roerende zaken waarbij geen consument partij is. Vaak wordt in algemene voorwaarden de toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag bij voorbaat uitgesloten. De verkopende partij kan echter veel baat hebben bij toepasselijkheid van het verdrag. Waar de Nederlandse wet de koper een recht op vervanging toekent bij zogenaamde non-conformiteit (de zaak voldoet niet aan hetgeen de koper mocht verwachten), werpt het Weens Koopverdrag een extra barrière op: er moet sprake zijn van een wezenlijke tekortkoming. Hetzelfde geldt voor het recht op ontbinding: ook ontbinding komt volgens het verdrag pas aan de orde indien sprake is van een wezenlijke tekortkoming. Sluit als exporteur het Weens Koopverdrag dus niet bij voorbaat uit als u voorwaarden laat opstellen!

Dit is slechts een greep uit de vele onderwerpen die in algemene voorwaarden moeten worden geregeld. Het gaat om ingewikkelde materie die het hele Burgerlijk Wetboek en aanverwante regelgeving bestrijkt en die laat zich niet vangen in ‘standaardteksten’. Neem uw contracten en die van de andere partij serieus en laat uw algemene voorwaarden opstellen door een specialist die de wet kent in plaats van het internet.