Incassokosten en wettelijke (handels)rente
Wanneer u als ondernemer goederen of diensten aan een klant heeft geleverd, stuurt u daarvoor op enig moment een factuur met een betalingstermijn van – bijvoorbeeld – 14 dagen. Maar wat nu als uw klant die factuur niet binnen de gegeven betalingstermijn betaalt? In de meeste gevallen is het sturen van een herinnering voldoende om alsnog betaling van uw factuur te verkrijgen. Soms is een tweede herinnering of zelfs een aanmaning daarvoor nodig. Dit uitgestelde betalingsgedrag van uw klant zorgt niet alleen voor veel ergernis, maar het leidt ook tot schade. U bent immers veel tijd kwijt met het incasseren van uw facturen en u kunt pas (veel) later over het factuurbedrag beschikken. Wanneer kunt u nu aanspraak maken op vergoeding van incassokosten en vertragingsrente? En hoeveel bedragen die dan?
Zakelijke of particuliere klant?
Als ondernemer hanteert u vermoedelijk algemene voorwaarden, waarin is opgenomen wanneer uw klant in verzuim is en wat de gevolgen daarvan zijn. Vaak zal zijn opgenomen dat uw klant met het enkel verstrijken van de betalingstermijn in verzuim is, zonder dat een nadere ingebrekestelling daarvoor nodig is. Ook zal veelal zijn opgenomen welke vertragingsrente de klant dan is verschuldigd en hoeveel buitengerechtelijke incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Hoe hoog die vertragingsrente en incassokosten mogen zijn, is evenwel afhankelijk van de vraag of het een zakelijke of particuliere klant betreft.
Zakelijke klant
Ten aanzien van zakelijke klanten kunt u in uw algemene voorwaarden over de hoogte van de vertragingsrente en de incassokosten zelf afspraken maken. Wanneer uw zakelijk klant vervolgens in verzuim is, kunt u aanspraak maken op deze contractueel overeengekomen vertragingsrente en incassokosten.
Uiteraard dienen de in uw algemene voorwaarden opgenomen vertragingsrente en incassokosten niet bovenmatig te zijn. Volgens de Hoge Raad mag de rechter namelijk altijd matigen tot hetgeen redelijk is jegens een debiteur.
Particuliere klant
Ten aanzien van particuliere klanten gelden afwijkende regels. In uw algemene voorwaarden kunt u het tijdstip van de verschuldigdheid van incassokosten niet zelf bepalen. Voorts is er een wettelijk maximum verbonden aan de hoogte van de verschuldigde incassokosten. Daarnaast geldt dat indien u in uw algemene voorwaarden ook voor particuliere klanten de verschuldigdheid van vertragingsrente bent overeengekomen, deze contractuele rente eerder dan bij zakelijke klanten bovenmatig kan zijn.
Incassokosten
Wanneer u geen algemene voorwaarden hanteert waarin de hoogte van de incassokosten is opgenomen, bent u ten aanzien van zakelijke klanten gebonden aan de op 1 juli 2012 in werking getreden Wet normering buitengerechtelijke incassokosten, afgekort “WIK”.
Deze WIK geldt ten aanzien van uw zakelijke klanten als regelend recht en is van toepassing op vorderingen die na 1 juli 2012 opeisbaar zijn geworden.
Ten aanzien van uw particuliere klanten geldt de WIK echter als dwingend recht. U mag hier ten nadele van uw particuliere klant dus niet van afwijken. Bij zakelijke klanten mag dat wel.
Een ander verschil tussen de zakelijke en de particuliere klant is dat u bij particuliere klanten na het verstrijken van de betalingstermijn niet direct aanspraak kunt maken op betaling van de incassokosten conform de WIK. U dient een particuliere klant namelijk eerst een brief te sturen waarin u hem/haar verzoekt om binnen een termijn van veertien dagen, aanvangende de dag na de aanmaning, tot betaling van uw facturen over te gaan (artikel 6:96 lid 6 Burgerlijk Wetboek). Kort gezegd moet de particuliere klant een laatste termijn van vijftien dagen na de datum van uw schrijven worden gegund om alsnog tot betaling over te gaan. De standaardzin “binnen veertien dagen na heden” is derhalve te kort en dus onvoldoende.
Daarnaast moet u de particuliere klant er expliciet op wijzen wat de gevolgen zijn wanneer ook na deze aanmaning betaling uitblijft. U dient daarom tevens in uw brief op te nemen hoe hoog de incassokosten (inclusief btw!) zullen zijn wanneer er wederom niet betaald wordt en aan te zeggen dat u op zowel deze incassokosten als de contractuele overeengekomen vertragingsrente, dan wel de wettelijke rente, aanspraak maakt. Doet u dat niet, dan is de particuliere klant geen incassokosten verschuldigd. U dient dan opnieuw een aanmaning met deze aanzegging te versturen.
De hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten dient u te berekenen volgens een staffel van de WIK en zijn aan een maximum gebonden. De incassokosten bedragen volgens deze staffel minimaal € 40,- en maximaal € 6.775,-.
Vertragingsrente
Wanneer u geen algemene voorwaarden hanteert en niets bent overeengekomen ten aanzien van een betalingstermijn of de hoogte van de verschuldigde vertragingsrente geldt ten aanzien van zowel de zakelijke als de particuliere klant hetgeen is bepaald in het Burgerlijk Wetboek.
Als u geen betalingstermijn bent overeengekomen, is een factuur opeisbaar 30 dagen nadat de klant uw factuur heeft ontvangen. Vanaf dat moment is de zakelijk klant wettelijke handelsrente verschuldigd en de particuliere klant de gewone wettelijke rente. De hoogte van deze rente wordt door de overheid vastgesteld. De wettelijke handelsrente is een stuk hoger dan de wettelijke rente. Per 1 januari 2015 bedraagt de wettelijke handelsrente namelijk 8,05%, terwijl de wettelijke rente voor particuliere klanten per diezelfde datum 2% bedraagt. Dat is een groot verschil.
Tot slot
Het kan voor u als ondernemer lonen om uw algemene voorwaarden nog eens goed na te kijken wanneer het gaat om uw debiteuren en uw debiteurenbeheer zodanig in te richten dat wanneer betaling uitblijft ook uw kosten worden voldaan.
Denkt u er wel aan dat, indien u algemene voorwaarden hanteert, zowel ten aanzien van de zakelijke als de particuliere klant geldt dat u er voor dient te zorgen dat uw klant vóór het aangaan van een overeenkomst tot levering van goederen of diensten deze algemene voorwaarden ook daadwerkelijk van u heeft ontvangen. De klant moet met andere woorden vooraf in de gelegenheid worden gesteld om kennis te kunnen nemen van de inhoud van uw algemene voorwaarden.
De enkele vermelding op uw briefpapier of in uw e-mail dat u algemene voorwaarden hanteert en dat die zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel is in de regel onvoldoende om uw algemene voorwaarden van toepassing te laten zijn. Vaak wordt ook pas op de factuur vermeld dat algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dat is echter – behoudens bijkomende omstandigheden – te laat. Dan is de overeenkomst immers al gesloten. Niet alleen loopt u daardoor kans dat u slechts aanspraak kunt maken op een lager bedrag aan rente en incassokosten, ook overige voor u gunstige bepalingen in uw algemene voorwaarden zijn dan niet van toepassing. Met alle gevolgen van dien.
Mocht u naar aanleiding van dit blog nog vragen hebben, of nader advies wensen, dan bent u bij Tanger Advocaten aan het juiste adres.