Stappenplan bij disfunctioneren; een goede voorbereiding is het halve werk

In principe geldt dat een werkgever de arbeidsovereenkomst alleen mag opzeggen indien de werknemer daarmee instemt, bijvoorbeeld door het sluiten van een vaststellingsovereenkomst. Stemt de werknemer niet in met een opzegging, dan kan de werkgever met een beroep op een wettelijke ontslaggrond aan de kantonrechter vragen om de arbeidsovereenkomst te ontbinden.

Disfunctioneren is één van de in de wet geregelde ontslaggronden. Maar betekent dit dat de kantonrechter een verzoek tot ontbinding zomaar toewijst als je als werkgever niet meer tevreden bent over het functioneren van de werknemer? Nee. Voordat je de arbeidsovereenkomst (succesvol) kan opzeggen bij disfunctioneren, moet je een aantal stappen doorlopen. Dossiervorming speelt hierbij een grote rol. Een aantal belangrijke punten worden hieronder besproken.

Maak duidelijk wat van de werknemer wordt verwacht

Het moet voor de werknemer allereerst duidelijk zijn wat je van hem verwacht, dit wordt meestal vastgelegd in een functieomschrijving. Hieruit volgt wat tot het takenpakket van de werknemer behoort en over welke competenties hij dient te beschikken. Als de werknemer hier niet (meer) aan voldoet, dan kan je de werknemer het beste uitnodigen voor een (tussentijds) (evaluatie)gesprek. In zo’n (evaluatie)gesprek moet concreet worden besproken wat niet goed gaat. Hierbij is wel van belang dat het disfunctioneren niet het gevolg mag zijn van ziekte van de werknemer en ook niet het gevolg mag zijn van onvoldoende zorg voor scholing of de arbeidsomstandigheden van de werkgever. Leg wat is besproken schriftelijk vast, en leg dit verslag ter goedkeuring/ondertekening aan de werknemer voor.

Bied een verbetertraject aan

Is het onvoldoende functioneren niet het gevolg van ziekte en onvoldoende zorg/scholing van de werkgever, dan moet de werknemer duidelijk worden gemaakt hoe hij zijn functioneren kan verbeteren. Er moet een verbetertraject worden aangeboden, de werknemer moet namelijk daadwerkelijk een kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren. De inhoud en de duur van dit traject hangen af van meerdere omstandigheden, zoals de duur van de arbeidsovereenkomst en de aard en het niveau van de functie. In zijn algemeenheid geldt dat voor een verbetertraject 3 tot 6 maanden moet worden aangehouden. En bovendien dient het traject nog te zijn gericht op het verbeteren van het functioneren, en niet direct op een exit.

Dit betekent dat concrete en meetbare doelen moeten worden opgesteld die moeten worden behaald in bepaalde termijnen. Vertel de werknemer hoe jij hem hierbij helpt en maak duidelijk dat de werknemer hieraan dient te voldoen om binnen de organisatie te blijven. Ook bij deze stap is het erg belangrijk om de afspraken schriftelijk vast te leggen, en dit te laten ondertekenen door de werknemer.

Evalueer tussentijds

Indien de doelen zijn vastgelegd, dan wordt van jou ook verwacht dat begeleiding wordt geboden en dat je periodiek, bijvoorbeeld één keer per week, met de werknemer om tafel gaat om te evalueren. Als het functioneren niet verbetert, moet dit worden benoemd. In dit kader is het van belang dat je alle gesprekken, (gebrek aan) voortuitgang en afspraken vastlegt in gespreksverslagen. Laat deze voor akkoord tekenen door de werknemer, zodat dit niet ter discussie staat.

Laatste stap: herplaatsing

Als het functioneren van de werknemer, ondanks het verbetertraject, niet (voldoende) vooruit is gegaan, dan moet als laatste stap voor ontslag worden onderzocht de werknemer in een redelijke termijn kan worden herplaatst, eventueel met behulp van scholing. Als redelijke termijn geldt een termijn die gelijk is aan de wettelijke opzegtermijn.

Functioneren niet verbeterd en geen herplaatsing mogelijk?

Dan kan bij de kantonrechter een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst worden ingediend.

Uiteraard kan ook op dat moment nog worden geprobeerd om de arbeidsovereenkomst te beëindigen door het sluiten van een vaststellingsovereenkomst. Dit kan voor zowel de werknemer als werkgever een prettig alternatief zijn voor een ontbindingsprocedure bij de rechter.

Vragen of overleg?

Ben je niet tevreden over het functioneren van jouw werknemer of heb je andere vragen? Neem dan gerust contact op met mr. Lesley-Ann Berendsen via l.berendsen@tanger.nl of 0255-547 826.